Todo sobre el perfil, carreras y funciones de la secretaria
Si eres alguien que prefiere los trabajos administrativos y posees cualidades como la buena atención, buena presencia, comunicación efectiva, capacidad de colaboración y te gusta asistir en labores que requieran la organización de una oficina, entonces la carrera de secretaria puede ser perfecta para ti.
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Antes de adentrarnos en las funciones específicas de una secretaria, hablemos un poco sobre qué es exactamente este rol. Una secretaria, también conocida como auxiliar administrativa o asistente administrativa, es alguien encargado de gestionar todo lo relacionado con las actividades más elementales de una empresa. Esto incluye tareas como organización, registro, planificación de reuniones, redacción de correspondencia, entre otras responsabilidades.
Además, la secretaria también tiene la responsabilidad de rendir cuentas al gerente administrativo, quien sería su superior.
Funciones de la secretaria según el cargo
Existen diferentes cargos administrativos en una empresa, y en cada uno de ellos se requiere de una secretaria que cumpla funciones específicas relacionadas con la gestión empresarial, la confidencialidad y la atención. A continuación, detallamos las principales responsabilidades que puede asumir una secretaria de acuerdo al cargo que ocupa.
Secretaria ejecutiva o de alta dirección
La Importancia del Rol de la Secretaria Ejecutiva
La secretaria ejecutiva desempeña un papel vital en la organización, ya sea como asistente de dirección o en cargos de alto nivel. Su responsabilidad principal es mantener la confidencialidad de la información, especialmente cuando se trata de personas de poder como presidentes, gerentes y directores.
Además de la confidencialidad, las funciones de la secretaria ejecutiva incluyen brindar apoyo incondicional a su superior, recordar citas importantes, gestionar viajes, alojamientos, itinerarios, eventos, entre otros. También desempeña funciones administrativas en la oficina.
La Secretaria de Dirección
La secretaria de dirección tiene un papel clave en la organización. Es responsable de dirigir, organizar, planificar y registrar todo lo relacionado con cada departamento u oficina de la empresa. Es el motor que impulsa el buen funcionamiento de las áreas administrativas.
Entre las responsabilidades de la secretaria de dirección se encuentra la revisión de las presentaciones que su superior realizará ante un auditorio, asegurándose de que estén redactadas correctamente, sin errores gramaticales u ortográficos. También se espera que sean metódicas, organizadas, puntuales y mantengan un entorno de trabajo ordenado.
Además de sus responsabilidades en la dirección, la secretaria de dirección también debe ocuparse de la atención adecuada a los clientes o asociados de la empresa, entre otras tareas en la oficina.
La Secretaria de Gerencia
En toda organización es crucial contar con una secretaria de gerencia, cuyas labores son más organizativas que de confidencialidad. Una de las funciones más destacadas de la secretaria de gerencia es asegurarse de que la empresa cumpla con todas las obligaciones legales, revisando la documentación y su vigencia.
Asimismo, la secretaria de gerencia debe revisar la correspondencia emitida o recibida por la gerencia, ser comunicativa y mantener buenas relaciones con sus compañeros de trabajo, el personal de la empresa, así como con clientes, visitas o asociados. Además, es responsable de llevar un registro de las reuniones de su superior y elaborar informes de incidencias dentro de la oficina.
La Secretaria Recepcionista
La secretaria recepcionista es la encargada de recibir a los visitantes, atender llamadas telefónicas y coordinar la agenda del personal que trabaja en la empresa. Su objetivo principal es proporcionar una atención amable y eficiente a todos los que interactúan con la organización.
En resumen, el rol de la secretaria en la empresa es esencial para el buen funcionamiento de la organización. Ya sea como secretaria ejecutiva, secretaria de dirección, secretaria de gerencia o secretaria recepcionista, todas desempeñan tareas cruciales que respaldan el trabajo de los demás empleados y garantizan la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
La importancia de la recepcionista en una empresa
En cualquier empresa, la asistencia de una recepcionista es muy importante, ya que ella es la primera impresión que tienen quienes visitan la organización. Su papel es vital en el funcionamiento diario de la empresa, ya que desempeña una serie de funciones que contribuyen al buen desarrollo de las operaciones.
Funciones de una recepcionista
Las funciones de una recepcionista pueden variar dependiendo de la empresa y sus necesidades específicas. Algunas de las tareas más comunes que realiza una recepcionista son:
- Recibir, almacenar o redactar documentos.
- Atender y registrar llamadas telefónicas.
- Realizar cálculos elementales.
- Orientar a los visitantes de la empresa.
- Atender a clientes, asociados o personal que requiera información.
- Realizar gestiones de logística.
Perfil de una recepcionista
El perfil necesario para desempeñar las funciones de una recepcionista varía según la industria y la empresa en la que se encuentre. Sin embargo, hay ciertas características y habilidades que son comunes y deseables para este puesto. Algunas de ellas son:
- Título universitario en administración de empresas o campo relacionado.
- Conocimiento avanzado de programas como Microsoft Office y sistemas ERP.
- Experiencia en administración de oficinas y procedimientos contables básicos.
- Dominio del vocabulario técnico relevante para la industria en la que trabaja.
- Habilidades de investigación y presentación de informes.
- Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Habilidades de comunicación y capacidad para establecer relaciones interpersonales.
- Integridad y respeto hacia los demás.
Formación para ser recepcionista
Para adquirir los conocimientos y habilidades necesarios para ser una buena recepcionista, existen diferentes opciones de formación. Algunas de ellas incluyen:
- Másteres de secretariado.
- Cursos para recepcionistas homologados.
Estas opciones de formación te proporcionarán las habilidades y conocimientos necesarios para destacar en el campo de la recepción y desempeñar con éxito las funciones requeridas en una empresa.
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