Ventajas de las Herramientas Ofimáticas: Usos y Beneficios en la Era Digital

ventajas de las herramientas ofimaticas

Ventajas de las herramientas ofimáticas

El trabajo de oficina requiere plasmar, de forma ágil y útil, las ideas que se llevan a cabo a nivel laboral, así como la creación, manipulación, transmisión y almacenaje de información para trabajar. ¿Sabes qué beneficios te pueden traer las herramientas ofimáticas? ¡Vamos!

Las ventajas de las herramientas ofimáticas hacen posible que todas las tareas que han de llevarse a cabo en cualquier centro de trabajo sean altamente productivas. Además, es importante que dichas herramientas estén conectadas a una red local y/o a Internet, para facilitar la labor de cada profesional, tanto a nivel individual como en equipo.

En este post te informamos sobre las ventajas y desventajas de la ofimática, así como del beneficio de los programas ofimáticos sobre las empresas para que puedas comprender la gran utilidad que tienen las herramientas ofimáticas. A su vez, te recomendamos la formación que tienes a tu alcance para especializarte en esta materia.

¿Qué es la ofimática?

La ofimática es el conjunto de programas, aplicaciones, herramientas, métodos y materiales que son aplicados al trabajo de oficina, a través de la informática.

Beneficios de la ofimática

Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la informática a las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento, optimización y mejora del trabajo, así como de todas las operaciones relacionadas.

La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente pueda realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la informática.

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De este modo, la ofimática permite acciones como la automatización de dictados, el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el microfilmado, la gestión de archivos y la realización de cálculos complicados automáticamente, entre otras muchas tareas optimizadas.

Las ventajas de las herramientas ofimáticas

  • Son fáciles de utilizar y sencillas.
  • Están disponibles en todo momento para los usuarios.
  • Brindan paquetes de programas ejecutables.
  • Se pueden adaptar a cualquier ordenador.
  • Permiten compartir los archivos creados con estas herramientas.
  • Posibilitan la subida y descarga de documentos.
  • Facilitan la configuración de páginas en las que se realizan los trabajos.

Las desventajas de la ofimática:

Las dos desventajas principales de la ofimática son la conectividad obligatoria a Internet para poder trabajar y el poco peso que tienen los documentos creados.

No obstante, en la actualidad estas desventajas han perdido sentido, ya que ambos aspectos suponen beneficios para la comodidad y la rapidez en las tareas de oficina.

Las principales herramientas ofimáticas y sus funcionalidades

Las herramientas ofimáticas son una serie de servicios electrónicos y programas que tienen como objetivo automatizar y optimizar tareas informáticas y de oficina.

Algunos ejemplos de herramientas ofimáticas son:

  • Softwares de programación
  • Bases de datos
  • Programas de presentación multimedia
  • Herramientas para el procesamiento de textos
  • Programas de mensajería instantánea
  • Hojas de cálculo
  • Calculadoras
  • Programas de correo de voz
  • Herramientas de reconocimiento de voz
  • Impresoras
  • Agendas
  • Programas de correo electrónico y mailing
  • Equipos de Fax
  • Teléfonos
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Estas herramientas ofimáticas, entre otras, ofrecen funcionalidades como:

  • Sistemas para compartir el trabajo en grupo.
  • Gestión de la información personal (PIM).
  • Dibujo vectorial.
  • Presentaciones digitales.

Las herramientas ofimáticas y su importancia en el trabajo

Las herramientas ofimáticas desempeñan un papel fundamental en el ámbito laboral y empresarial, ya que facilitan la organización y el procesamiento de información. Estas herramientas engloban una variedad de programas informáticos que permiten realizar tareas como el procesamiento de textos, la gestión de bases de datos, el diseño gráfico y tareas contables y de cálculo, entre otras.

¿Qué son las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son aplicaciones o programas informáticos que permiten manipular datos numéricos mediante tablas. Estas herramientas son ideales para realizar cálculos complejos y optimizar el trabajo en áreas como la Contabilidad, así como en negocios y finanzas en general.

¿Para qué sirve PowerPoint?

PowerPoint es un programa diseñado para crear presentaciones digitales. Con esta herramienta, es posible elaborar diapositivas utilizando texto esquematizado e imágenes explicativas. PowerPoint ofrece plantillas prediseñadas, la posibilidad de importar imágenes y aplicar animaciones tanto a imágenes como a texto.

¿Qué es un procesador de textos?

Un procesador de textos es una aplicación informática que permite crear, editar, modificar y procesar documentos de texto con formato. A diferencia de los editores de texto, los procesadores de texto trabajan con documentos que pueden incluir formatos diversos, lo que los hace útiles para la creación de textos con estilos personalizados.

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¿Para qué sirve un correo electrónico?

Un correo electrónico es una herramienta fundamental en el ámbito de la comunicación digital. Tanto si utilizas Outlook como Gmail, podrás enviar y recibir correos electrónicos, redactar mensajes personalizados y adjuntar archivos.

Además de enviar mensajes de texto, también puedes incluir imágenes, enlaces y otros documentos adjuntos en tus correos electrónicos. Aunque existen otras herramientas de comunicación más inmediatas, el correo electrónico sigue siendo ampliamente utilizado en entornos oficiales y laborales.

¿Para qué sirve una base de datos en Microsoft Access?

Una base de datos en Microsoft Access es una herramienta poderosa para almacenar y gestionar grandes volúmenes de información. En el ámbito de la ofimática, tener conocimientos en el uso de bases de datos es muy útil, ya que te permite organizar y buscar fácilmente cualquier dato contenido en ella.

La mayoría de las empresas digitalizadas utilizan bases de datos en Access para gestionar información como clientes, inventarios, productos, entre otros. Comprimir grandes cantidades de datos y tener acceso rápido a la información es posible gracias a estas bases de datos.

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