Aprende qué es la organización en el proceso administrativo
Bajo la pregunta «qué es la organización en el proceso administrativo» o en la administración de empresas, se visualiza como el conjunto de fases y procedimientos puestos en práctica para ordenar, controlar y dirigir una estructura organizacional a través de sus departamentos, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos trazados de antemano mediante una planificación.
La organización es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea un sistema de control organizado para lograr las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación y gestión. La premisa acerca de qué es la organización en el proceso administrativo implica que todo proceso debe tomar decisiones de planeación, dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y establecer mecanismos de comunicación y coordinación.
Importancia de la organización en el proceso administrativo
Bajo la premisa de qué es la organización en el proceso administrativo, es de mucho interés en las empresas este concepto. Los motivos son:
- Ayuda a lograr los objetivos planteados.
- Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
- Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la empresa.
- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Principios de la organización en el proceso administrativo
Respondiendo a la pregunta «qué es la organización en el proceso administrativo», esta se basa en principios que deben seguirse para obtener un mejor desempeño de su concepto y funcionabilidad:
- Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
Especialización
Una de las características fundamentales para lograr la eficiencia y destreza en el trabajo de una persona es limitarse a realizar una sola actividad. Cuanto más específica sea la tarea y menor sea el campo de acción del individuo, mayor será su nivel de eficiencia.
Jerarquía
Para lograr una comunicación efectiva y alcanzar los planes establecidos, es necesario establecer centros de autoridad. En estos centros, la comunicación debe fluir de manera jerárquica, desde los ejecutivos de alto nivel hasta los niveles más bajos de la organización.
Unidad de mando
Al designar un centro de autoridad y decisión para cada función, es crucial asignar un único jefe a cada equipo. Los subordinados deben reportarse únicamente a un superior, evitando así confusiones y asegurando una cadena de mando clara.
Difusión
Es importante que todas las responsabilidades y autoridades de cada puesto de trabajo se publiquen y se pongan por escrito de manera accesible para todos los miembros de la empresa que estén relacionados con dichas funciones. Esto permite una mayor transparencia y facilita la coordinación entre los diferentes equipos.
Equilibrio
En cualquier estructura organizativa, es fundamental mantener un equilibrio en la aplicación de los principios y técnicas. Cada elemento de la estructura debe estar equilibrado para garantizar la eficacia global y alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.
Diseño de la Estructura Organizacional
La estructura organizacional es fundamental en cualquier empresa, ya que define las funciones y tareas de cada individuo en la gestión y establece cómo se relacionan entre sí. Es decir, determina quién hace qué y cómo se toman las decisiones dentro de la organización.
Al realizar un diseño de la estructura organizacional, es importante considerar distintos aspectos:
1. La estrategia organizacional
Es esencial analizar y visualizar que la estrategia y objetivos de la empresa estén alineados con las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la organización. Esto garantizará que la estructura sea apropiada para alcanzar dichos objetivos.
2. El modelo de estructura organizacional
Hoy en día, muchas empresas optan por modelos de estructura organizacional diferentes al convencional. Estos modelos pueden incluir estructuras matriciales, basadas en equipos o incluso sin jerarquías rígidas. Es importante evaluar cuál es el modelo más adecuado para la empresa en función de su tamaño, industria y objetivos.
3. Los perfiles de puesto
Es necesario revisar que los perfiles de puesto se ajusten a las nuevas necesidades de la estructura organizacional. Esto implica definir claramente las responsabilidades, funciones y competencias de cada puesto en relación a la estrategia organizacional.
4. El recurso humano
El diseño de una nueva estructura organizacional puede implicar cambios en el personal de la empresa, ya sea por crecimiento, reubicación o incluso reducción de puestos. Es importante considerar cómo afectará esto al recurso humano y tomar las medidas necesarias para una transición exitosa.
Mantener una adecuada organización administrativa y jerarquía dentro de la empresa es fundamental para asegurar el éxito y rentabilidad del negocio. Para ello, es recomendable contar con profesionales capacitados y actualizados en las diferentes estrategias y herramientas de gestión organizacional.
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