La función de escanear varios documentos y convertirlos en un archivo PDF se ha convertido en una herramienta esencial para aquellos que desean digitalizar documentos importantes.
Además, esto les permite a las personas hacer una copia de seguridad de cada uno de sus documentos o compartirlos fácilmente con aquellos que necesitan acceder a la información.
Cómo escanear varios documentos en un solo archivo PDF de manera sencilla
Independientemente del sistema operativo que se utilice, todos tienen programas y aplicaciones que permiten a los usuarios completar este tipo de tareas.
En el siguiente artículo, encontrarás diferentes opciones y funciones que te permitirán combinar varias páginas de un documento en un archivo PDF. Esto te ayudará a satisfacer tus necesidades de conversión de documentos. Una de las situaciones más comunes ocurre al tratar de instalar y añadir una impresora en Adobe PDF.
Utiliza Microsoft Office para escanear varios documentos a un archivo PDF
Aunque este software no cuenta con un complemento que permita escanear imágenes y agregarlas automáticamente al documento, hay una manera de crear archivos PDF utilizando esta suite.
Las instrucciones se pueden llevar a cabo en cualquiera de los componentes que forman parte de Microsoft Office. Sin embargo, por comodidad, se recomienda utilizar Word o PowerPoint.
El proceso consiste en escanear cada una de las páginas del documento que deseas digitalizar. Luego, para mantener una organización adecuada, guárdalas en una carpeta individual en la biblioteca de tu computadora.
Una vez que hayas completado esto, debes abrir uno de los programas recomendados que forman parte de la suite de Microsoft para poder combinar las imágenes.
Finalmente, para escanear múltiples documentos y convertirlos en un archivo PDF, es necesario acceder a la pestaña «Archivo» del programa seleccionado y seleccionar la opción «Guardar y enviar».
En la lista, debes hacer clic en la opción «Crear documento PDF/XPS». Luego, haz clic en el botón «Enviar como PDF» para crear un archivo o documento con esa extensión.
La tecnología ha progresado al punto en que las impresoras están programadas para convertir y guardar extensiones específicas.
Marcas reconocidas han habilitado estas opciones para que los usuarios no tengan que recurrir a programas de terceros para respaldar documentos en formatos como PDF. Sin embargo, antes de escanear uno o más documentos, es importante verificar que la impresora esté correctamente conectada y configurada.
Impresora EPSON
Después de colocar el documento original en el escáner de la impresora EPSON, abre el programa «Epson Scan» instalado en tu ordenador.
Realiza los ajustes necesarios para la digitalización y haz clic en «Escanear» para que aparezca la ventana «Guardar archivo» con opciones de extensión.
En el apartado «Formato de imagen» encontrarás un menú desplegable que te permite elegir el formato de salida del escáner. En este caso, selecciona la opción de PDF.
Haz clic en «Aceptar» para comenzar a digitalizar el documento y selecciona «Añadir página» para completar el proceso. Cuando hayas terminado, haz clic en «Guardar archivo(s)» para abrir la «Página de edición» y realizar modificaciones en las imágenes si es necesario.
Finalmente, presiona nuevamente en «Aceptar», y el programa de la impresora se encargará de crear automáticamente un único archivo PDF, almacenado en la carpeta «Mis imágenes».
Impresora HP
Esta reconocida marca también ha implementado la opción de digitalizar varios documentos en PDF una vez que se han escaneado por completo.
Para hacerlo, solo tienes que acceder al programa correspondiente a la versión de HP que tengas instalada en tu computadora y hacer clic en «Escanear» para iniciar el proceso.
Entre las opciones de salida o almacenamiento, aparecerá un menú desplegable en el que podrás seleccionar la extensión de PDF. Al aceptar, el documento se escaneará en todas las páginas que estén colocadas en el cristal del escáner y luego se guardará en la ubicación que elijas.
Realizar copias de seguridad de los archivos de esta manera facilita enormemente la lectura, impresión y envío de documentos, especialmente en un mundo donde todo se gestiona a través de la tecnología.
Por lo tanto, es importante conocer las herramientas que te permiten llevar a cabo este tipo de tareas con total facilidad cada vez que las necesites. Y si en algún momento necesitas convertir un documento PDF a un archivo de Excel, también es posible hacerlo.
