Las 5 actividades que realiza una recepcionista de oficina
Los Recepcionistas se tratan del primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es proporcionar la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. A su vez, se ocupan de responder los requerimientos de clientes y empleados, tanto en persona como por vía telefónica.
Las actividades que realiza una recepcionista de oficina tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos (Contabilidad y Logística).
Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de ámbitos institucionales y comerciales, tanto del sector público como del privado. Hoy en día también está muy valorado ser un recepcionista con dotes en la gestión de las redes sociales, por lo que disponer de una formación especializada de community manager como complemento te garantiza una fácil contratación por parte de las empresas hoteleras.
¿Qué actividades realiza una recepcionista?
La principal función del recepcionista es recibir al público a su llegada a la recepción del edificio. Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la que trabajen, como una oficina, un hotel, un centro de salud, una clínica dental, un hospital, un edificio público, incluso un salón de belleza o un centro de ocio, entre otros.
- Recibir a los visitantes: La persona recepcionista se encarga de saludar a los visitantes de manera apropiada, determinar sus necesidades de manera profesional, mantener el registro de visitantes, dirigirlos correctamente a la persona adecuada y garantizar una copia de seguridad de su trabajo al director de la empresa cuando se ausente de la recepción.
- Responder a las llamadas telefónicas: La recepcionista atiende y canaliza las llamadas telefónicas, dando la información adecuada o transfiriendo la llamada al departamento o persona correspondiente.
- Brindar información y asistencia: La recepcionista responde preguntas generales y proporciona información sobre la empresa, productos o servicios ofrecidos. También puede ofrecer asistencia para completar formularios o manejar correspondencia.
- Administrar el correo: Esta tarea incluye recibir, clasificar y distribuir el correo entrante, así como preparar y enviar el correo saliente.
- Gestionar la agenda y reservas: La recepcionista puede encargarse de agendar citas, gestionar reservas de salas de reuniones u otros servicios, y mantener actualizada la agenda de la empresa.
En resumen, una recepcionista de oficina cumple funciones cruciales para garantizar el flujo eficiente de información y el buen funcionamiento de una empresa u organización.
Funciones de una recepcionista de hotel
- Responder y dirigir llamadas entrantes: La recepcionista de hotel se encarga de atender las llamadas de manera educada y oportuna, identificar su finalidad y manejar consultas proporcionando información correcta. Además, se encarga de dirigir las llamadas hacia el personal adecuado dentro de la empresa y de compartir la información de manera precisa y completa con sus compañeros.
- Gestión de emails: La recepcionista se ocupa de organizar y distribuir los correos electrónicos entrantes, así como de preparar campañas de correo saliente. También puede encargarse de la recepción de correo físico y de coordinar el envío y recepción de mensajería. En la actualidad, también es común que se encargue de atender y gestionar las redes sociales de la empresa.
- Monitorizar la seguridad: Una de las funciones importantes de la recepcionista de hotel es vigilar y controlar el acceso de personas al hotel a través de la recepción. Se encarga de expedir pases de visitantes si es necesario, así como de reportar cualquier actividad sospechosa que pueda detectar. También puede ser responsable del uso de cámaras de vigilancia para garantizar la seguridad del establecimiento.
- Actividades financieras: El recepcionista de hotel también puede tener responsabilidades relacionadas con actividades financieras, como el registro y control de pagos en efectivo, el manejo de dinero en caja, la emisión de comprobantes de viaje, entre otros. En muchos casos, también puede encargarse de llevar a cabo tareas básicas de gestión contable utilizando sistemas informáticos.
- Actividades de oficina: Además de las funciones mencionadas anteriormente, el recepcionista de hotel también suele realizar tareas de oficina como hacer fotocopias, escanear documentos, enviar y recibir faxes, mantener el equipo en buen estado, informar sobre cualquier función mal ejecutada y mantener el control y orden de los materiales de oficina.
Estas son algunas de las principales funciones que puede desempeñar una recepcionista de hotel a lo largo de su jornada laboral.
Actividades de la Recepcionista: Organización de Reuniones
Una de las principales funciones de una recepcionista es organizar las reuniones de la empresa. Esto implica agendar adecuadamente las reuniones, informar a los participantes, reservar una sala y asegurarse de contar con el equipo necesario. Además, también puede ser responsabilidad de la recepcionista encargarse de organizar la restauración o catering, dependiendo de las necesidades y tipo de empresa en la que se encuentre trabajando.
Limpieza e Higiene de la Recepción
Otra tarea importante de la recepcionista es mantener el área de recepción limpia y ordenada. Esto incluye mantener la recepción limpia, ordenada y libre de desorden. Además, también puede ser su responsabilidad organizar el material de lectura y asegurarse de contar con un entorno de trabajo limpio y agradable. La higiene en el puesto de trabajo es fundamental, sin importar el oficio o profesión.
Conexiones Formativas para la Recepcionista de Oficina
A lo largo de este post hemos visto las diferentes actividades que realiza una recepcionista de oficina, pero también hemos mencionado las funciones de una recepcionista de hotel. En Euroinnova, ofrecemos una amplia oferta formativa online para mejorar tus habilidades como asistente administrativo. Conoce las habilidades necesarias para ser una recepcionista de oficina y descubre todas las tareas que realiza este puesto.
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Otras Actividades de la Recepcionista
Además de las tareas mencionadas anteriormente, un recepcionista puede realizar una variedad de actividades durante su jornada laboral. Estas pueden incluir tareas de oficina como la gestión de correspondencia, atención telefónica, archivar documentos, controlar el inventario de suministros de oficina, entre otros.
En resumen, la recepcionista es una figura importante dentro de una empresa u organización, encargada de llevar a cabo diversas funciones para asegurar el correcto funcionamiento del área de recepción y atención al cliente.
Tareas de un recepcionista de hotel
El recepcionista de hotel tiene una serie de responsabilidades que garantizan el correcto funcionamiento de la recepción. Algunas de las actividades que realiza incluyen:
- Realizar fotocopias, escanear documentos y cotejarlos.
- Enviar y recibir faxes.
- Mantener en orden y en buen estado el equipo de oficina.
- Informar y dar seguimiento a cualquier función mal ejecutada.
- Supervisar y controlar el inventario de materiales de la oficina.
Organización de reuniones
El recepcionista también es responsable de organizar las reuniones que se llevan a cabo en el hotel. Esto implica:
- Agendar correctamente las reuniones.
- Informar a los participantes acerca de la fecha, hora y lugar de la reunión.
- Reservar una sala con el equipamiento necesario.
- Organizar la restauración o catering si es requerido.
Cuidado de la limpieza e higiene
Una de las tareas esenciales del recepcionista es mantener limpio y ordenado el área de recepción. Además, es responsable de organizar el material de lectura disponible para los huéspedes. Se debe tener en cuenta que la higiene del puesto de trabajo es fundamental sin importar el oficio.
Conexiones formativas
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