¿Qué es la ofimática y cuáles son sus niveles?
La ofimática se puede confundir erróneamente como un sinónimo de la informática. Aunque ambas palabras están relacionadas, la ofimática se refiere específicamente a un conjunto de herramientas presentes en el famoso paquete de Office. Estos programas vienen preinstalados en muchos ordenadores y son los primeros con los que cualquier usuario novato se familiariza. Son fáciles de aprender y muy útiles para llevar a cabo tareas diarias.
Algunas de las herramientas de ofimática más conocidas son Microsoft Word, Excel, Access, Publisher y PowerPoint. También podemos considerar a Microsoft Outlook, el gestor de correos electrónicos, como parte de la ofimática. Aunque tradicionalmente se instalan en la memoria de cada ordenador, las últimas tendencias en informática han llevado todas estas funcionalidades a versiones alojadas en la nube.
A medida que la tecnología avanza y las generaciones más jóvenes se abren paso en la sociedad, la ofimática adquiere un papel predominante e indispensable en la organización y gestión documental de empresas privadas y públicas.
¿Cuáles son los niveles de ofimática?
Entendemos por niveles el grado de dominio que un usuario tiene sobre las herramientas del paquete Office mencionadas anteriormente. La mayoría de las personas que utilizan un ordenador con frecuencia tienen un nivel básico de ofimática, pero no todos pueden afirmar con seguridad que tienen un nivel avanzado en estas herramientas. Los programas ofimáticos contienen más funcionalidades y potencial de lo que el usuario medio cree.
Nivel básico de ofimática
- Poder guardar, previsualizar, editar y borrar archivos del paquete Office.
- Redactar textos y estructurarlos en párrafos.
- Aplicar un formato básico al texto.
- Insertar imágenes.
- Imprimir documentos.
- Crear y organizar información en tablas.
- Producir presentaciones con imágenes y textos.
- Crear libros y hojas de cálculo.
- Introducir valores en las celdas.
- Dar formato a una tabla en Excel.
- Realizar funciones básicas como suma, resta, multiplicación y división.
Nivel intermedio de ofimática
- Generar listas con diferentes tipos de numeración y viñetas.
- Insertar objetos y figuras con SmartArt.
- Insertar hipervínculos.
- Trabajar colaborativamente con comentarios.
- Aplicar alineaciones, numeración de página y sangrías.
- Crear presentaciones con transiciones y estilos uniformes.
- Emplear funciones SI.
- Utilizar funciones de formato condicional.
- Producir y manejar gráficas, modificándolas según el formato adecuado.
- Filtrar contenido.
Nivel Avanzado de Ofimática
- Dar formato a páginas enteras: saltos de página, pies de página, encabezados, referencias, etc.
- Poder crear tablas de contenido e índices inteligentes.
- Introducir marcadores, referencias cruzadas y notas al pie con el formato bibliográfico adecuado.
- Integrar funcionalidades de diferentes herramientas de ofimática en un solo formato.
- Realizar funciones anidadas y con varios comandos.
- Utilizar las funciones BUSCAR.
- Utilizar macros.
- Crear tablas y gráficos dinámicos.
Esta es una clasificación general de los niveles de ofimática. La herramienta más complicada a manejar es Excel, y se requiere de tiempo adicional para dominar todas sus funcionalidades. Un nivel experto de Excel va más allá, ya que conlleva un conocimiento avanzado sobre programación VBA. Aunque no es un requisito para muchos puestos de trabajo, el conocimiento en programación abarca mucho más que cuestiones organizativas. En cualquier caso, no muchas personas alcanzan ni necesitan un nivel avanzado de ofimática.
Importancia de conocer tu nivel de ofimática
Conocer tu nivel de ofimática es crucial a la hora de evaluar tus habilidades. Puede que lleves manejando Excel un par de semanas y creas que eres un experto con el programa, pero es posible que no estés consciente de todas las funcionalidades que ofrece. Lo mismo puede pasar con otras herramientas de ofimática como PowerPoint.
Además, también es importante saber cómo expresar tus capacidades en tu CV. Si deseas crear un CV para un puesto administrativo, es fundamental poder dejar constancia de cuál es tu nivel de ofimática y hasta qué punto puedes desempeñar tareas utilizando las funcionalidades de cada herramienta ofimática.
Beneficios de mejorar tu nivel de ofimática
La ofimática se ha convertido en una habilidad básica para muchos puestos de trabajo, no solo en el ámbito administrativo y burocrático, sino en organizaciones de todo tipo. Tareas como el manejo de registros de gastos, el envío y recepción de correos electrónicos y la impresión de documentos son comunes en empresas de cualquier sector.
Mejorar tu nivel de ofimática te brinda una mayor capacidad para organizar información en formato digital, lo cual potencia tu perfil laboral. Si ya estás trabajando, te permitirá adquirir un mayor valor en tu empresa y ser un impulsor de la digitalización documental dentro de ella. Si estás buscando trabajo, un nivel intermedio o avanzado de ofimática demostrará tus habilidades organizativas y creativas.
En la actualidad, tener un cierto nivel de ofimática no es una ventaja, sino un requisito básico que todas las empresas esperan de sus empleados. Aprender y mejorar tu nivel de ofimática puede abrirte las puertas a nuevas oportunidades laborales y empresas.
La importancia de la ofimática en tu vida diaria
La ofimática no solo es útil en entornos laborales, sino que también puede facilitarte la vida, la gestión de tus finanzas, la comunicación con los demás y otros aspectos en el plano personal. Es por ello que las herramientas de ofimática son un software de disfrute personal que muchas personas implementan en su vida diaria.
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