Conoce cuáles son las habilidades de una secretaria administrativa requeridas en las empresas
En cada empresa, compañía, negocio o comercio necesita de personal que ayude a gestionar y promueva el buen funcionamiento del trabajo en la oficina, para esto se contrata una secretaria administrativa o asistente que tenga las destrezas básicas para el cumplimiento de sus funciones.
Estos profesionales se encargan de realizar las labores administrativas, como, por ejemplo, sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras actividades.
Si te llama la atención el trabajo de secretaria administrativa en este artículo te daremos una breve descripción de las habilidades de una secretaria y el perfil profesional, para que puedas saber lo que se requiere en un puesto administrativo.
¿Qué es una secretaria administrativa?
La secretaria o asistente administrativa es un profesional que se encarga de asegurar el buen manejo de las actividades de una oficina realizando labores administrativas y generales de la oficina o departamento de recursos humanos, además de redactar los reportes correspondientes durante sus rutinas diarias de trabajo.
Para aplicar al puesto secretaria administrativa en una empresa de renombre el o la postulante debe contar con experiencia profesional de al menos 1 año en su currículo vitae, tener las competencias y laborales requeridas. Aunado a esto, el aspirante debe cumplir con las habilidades requeridas en el perfil de secretaria administrativa.
Asimismo, es importante destacar que hoy en día el término “secretaria administrativa” ha sido reemplazado por “asistente administrativo”, ya que es un poco anticuado. Además, cabe destacar que existe una diferencia entre una Asistente o secretaria Administrativa y una Asistente Ejecutiva, entre ellas podemos notar:
- Primeramente, son sus supervisores, un asistente administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina y la asistente ejecutiva, como son básicamente asistentes personales, se encargan de una sola persona.
- En segunda instancia, sus responsabilidades y funciones varían, es decir, las tareas de una Asistente Ejecutiva son menos administrativas y de carácter personal, en cambio, las responsabilidades de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.
Habilidades y competencias que debe tener una secretaria administrativa
Competencias y habilidades de una secretaria
Antes de adentrarnos en las habilidades de una secretaria, es importante entender la diferencia entre habilidad y competencia. Las habilidades son capacidades que una persona puede tener de manera innata o que ha desarrollado a lo largo del tiempo. Dentro de esta categoría también se encuentran las habilidades blandas, las cuales se relacionan con la capacidad de comunicación y relación con las personas que nos rodean. Por otro lado, las competencias se refieren a la realización de tareas con experiencia y conocimiento para brindar recomendaciones.
Aclarado esto, a continuación presentamos las competencias y habilidades más importantes que debe tener una secretaria:
Competencias de una secretaria
- Capacidad de resolución de problemas
- Capacidad de organización del trabajo
- Responsabilidad en el trabajo
- Capacidad de trabajar en equipo
- Autonomía y proactividad
- Relación interpersonal
Habilidades de una secretaria
- Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores
- Comprensión de lectura
- Gestión del tiempo
- Comunicación efectiva con compañeros de trabajo y clientes
- Escribir informes y memos con coherencia
- Pensamiento crítico
- Aprendizaje proactivo
- Coordinación de personal y servicios
- Revisión de documentación
En definitiva, todas estas habilidades y competencias son imprescindibles para poder trabajar en un departamento administrativo, ya que aseguran la eficiencia y eficacia de la persona en la realización de sus funciones como secretaria.
Postgrados de Secretariado
Si te interesa continuar tu formación como secretaria, existen diversos postgrados que puedes considerar. Estos programas te permitirán adquirir nuevos conocimientos y especializarte en áreas específicas relacionadas con la gestión administrativa.
Cursos para Secretarias Homologados
Además de los postgrados, también existen cursos homologados especialmente diseñados para secretarias. Estos cursos te brindarán la oportunidad de mejorar tus habilidades y conocimientos en diferentes aspectos relacionados con tu rol. Al completar estos cursos, obtendrás una certificación reconocida que respaldará tus capacidades profesionales.
Descripción del trabajo de una secretaria administrativa
El trabajo de una secretaria administrativa es fundamental para el funcionamiento eficiente de una empresa u organización. Entre sus responsabilidades principales se encuentra la gestión de la agenda del jefe o directivo, la atención de llamadas telefónicas, la organización de reuniones y eventos, la gestión de correspondencia, entre otras tareas administrativas importantes.
Además, una secretaria administrativa debe demostrar excelentes habilidades de comunicación, tanto en la interacción con sus superiores como con otros miembros del equipo. También debe ser capaz de manejar varias tareas simultáneamente, tener un alto grado de organización y mostrar una actitud proactiva en la resolución de problemas.
El rol del administrativo y sus funciones
El cargo de administrativo desempeña un papel fundamental en una oficina, encargándose de realizar diversas tareas administrativas. Los aspirantes a este puesto pueden esperar tener responsabilidades como:
- Archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina.
- Redactar reportes, correos electrónicos y documentación contable.
- Manejar programas informáticos, especialmente Microsoft Office, destacando el uso de Excel.
En algunos casos, en pequeñas empresas o emprendimientos, los asistentes administrativos también pueden encargarse de tareas del departamento de recursos humanos, como la gestión de la nómina, el reclutamiento y la logística.
Cursos relacionados al área administrativa
En la Escuela de Negocios especializada en Formación Online, Euroinnova, ofrecemos una variedad de cursos que te ayudarán a desarrollar las habilidades necesarias para ser una secretaria exitosa. Algunas de las opciones de cursos que encontrarás son:
- Curso de Secretariado
- Máster en Secretariado de Dirección
- Especialista en Secretariado de Dirección
- Maestría Internacional en Secretariado de Dirección
- Gestión Administrativa y Secretariado
- Curso Online de Secretariado de Dirección: Práctico
- Técnicas Avanzadas de Secretariado de Dirección
Estos cursos están diseñados para brindar a los estudiantes un profundo conocimiento sobre el rol del secretariado en una empresa, las características de esta profesión y adquirir las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar eficientemente estas tareas.
Cursos adicionales disponibles
Además de los mencionados, Euroinnova también ofrece cursos como:
- Curso Técnico Administrativo con Titulación Universitaria
- Curso Superior de Técnico de Secretariado
- Curso de Administrador de Fincas
Estos cursos te brindarán una formación completa en el ámbito administrativo y te proporcionarán una titulación universitaria reconocida.
