Explorando el Mundo del Asistente Personal: Funciones, Requisitos y la Revolución Virtual con Euroinnova

asistente personal

Funciones de un asistente personal ¿A qué se dedica?

Asistente personal vs. Asistente administrativo

¿En qué se diferenciará el asistente personal de un asistente administrativo? Quizá te parezcan trabajos muy similares, porque ambos se van a encargar de atender al gerente o director en administrar su tiempo, llevar el orden de la documentación, atender personas cuando lleguen a una reunión en la oficina, atender llamadas telefónicas, transmitir información a los trabajadores, etc.

En realidad, la gran diferencia es que entre las funciones de un asistente personal se encuentra la de realizar tareas diarias que se relacionen con la vida personal del gerente o director, como en el caso de mantener contacto con la familia, tomar sus mensajes u ocuparse de actividades personales. De ahí viene el término “personal”, ya que se involucra con la vida de su jefe.

No obstante, las funciones de un asistente personal definitivamente deben incluir el tener los conocimientos que posee un asistente administrativo, puesto que deben ser muy atentos y con cualidades para ayudar a la gente, ya que va a brindar mucho apoyo administrativo y personal durante su trabajo, tendrá interacciones con diferentes tipos de empleados dentro de la empresa y por lo tanto requerirá de grandes habilidades interpersonales y una facilidad de comunicación.

Funciones de un asistente personal

Un asistente personal es una persona que apoya 100% las actividades de la gerencia y de la empresa en general, cumpliendo con tareas administrativas y personales asignadas que, aunque pueden variar dependiendo de lo que quien contrata pueda llegar a necesitar, incluye actividades básicas tales como:

  • Establecer prioridades: esto es muy importante al gestionar el tiempo de otra persona y va a formar parte de las actividades diarias que realizará un asistente personal en cada momento, por lo que debe conocer cómo manejar una agenda y un listado de tareas para organizar frecuentemente la carga de trabajo.
  • Las funciones de un asistente personal incluyen que debe tener responsabilidad en cuanto al manejo de los archivos de la oficina y la manipulación de sistemas de gestión del área.
  • Por lo general, el asistente personal viaja con el gerente o directivo a las reuniones que pueda tener, por lo que se encargará de organizar los viajes, hospedaje y documentación pertinente para brindar la mayor asistencia a su superior.
  • Recibir las llamadas telefónicas, tomar notas de los mensajes y transferir aquellas llamadas con carácter de urgencia o de prioridad.
  • Gestionar los correos electrónicos, correspondencias recibidas y enviadas en forma física, así como llevar un correlativo y un seguimiento a las mismas.
  • Organizar y asistir a reuniones y eventos de toda clase.
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¿Qué requisitos debo cumplir para desempeñar funciones de un asistente personal?

Es fundamental que dentro de las funciones de un asistente personal se reúnan ciertas cualidades y requisitos que permitan al trabajador adaptarse rápidamente a las condiciones laborales establecidas. Algunas habilidades que debe poseer son:

Evolución del asistente personal: el asistente virtual

Como todo en el mundo, las cosas evolucionan, crecen y se renuevan, trayendo consigo nuevas oportunidades de todo tipo. Las profesiones no son la excepción, pues a algunas se les agregan nuevas funcionalidades, actividades, lugar de trabajo, etc. En este caso hablamos de una evolución que, aunque lleva años en el mercado laboral, no es conocida por muchos; y nos referimos a la figura del asistente virtual.

Un asistente virtual básicamente cumple las mismas funciones de un asistente personal, la diferencia es que el primero desempeña sus labores de una forma remota, vía online. Esto quiere decir que no es necesaria su presencia física en la oficina, despacho o cerca de su empleador, sino que puede ser contratado incluso encontrándose en un país distinto al de su jefe. De esta forma, se le permite no solo mayor versatilidad, sino que además, el campo laboral se amplía muchísimo, pues no son muchas las cosas que necesita para iniciarse en este mundo.

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En teoría, lo que necesitarías para comenzar a trabajar como asistente virtual sería:

  • Conexión estable a internet.
  • Computadora o laptop con acceso a internet.
  • Teléfono inteligente con acceso a internet.

Además de esto, suelen solicitarse conocimientos de ofimática, herramientas de gestión y capacidad para llevar agendas y horarios, así como redactar documentación y atender llamadas telefónicas. Todo dependerá de los requerimientos del contratante y de las habilidades que puedas poner a disposición. Un plus que tendrás a favor es si manejas un segundo idioma.

Además, una gran ventaja de quienes cumplen con las funciones de un asistente personal de forma virtual es lo flexibles que pueden llegar a ser los horarios. Por un lado, los jefes suelen solicitar una cantidad de horas y días a la semana específicos, pero si es tu deseo, puedes poner los límites que mejor te convengan y siempre habrá alguien que esté dispuesto a adaptarse a ti. En este sentido, lo más común suelen ser horarios de un mínimo de 4 horas diarias, lo que te permite tener el tiempo suficiente para tus actividades personales o familiares.

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