¿Qué es un Asistente Administrativo?
Un Asistente Administrativo es aquel profesional encargado de asegurar el correcto funcionamiento de una empresa, departamento u oficina. Su rol implica llevar a cabo una variedad de tareas que contribuyen a agilizar los procedimientos internos, como la planificación, organización, archivo, coordinación, redacción de informes y procesamiento de datos matemáticos.
Perfil Profesional
- Conocer e interpretar información relacionada con distintos temas significativos para una empresa.
- Indispensable vocación de servicio.
- Capacidad para resolver conflictos.
- Manejar bases de datos.
- Manejo de centrales telefónicas.
- Agilidad para establecer diálogos con claridad.
- Organizado y meticuloso para planificar tareas.
- Competencias esenciales en herramientas tecnológicas.
En muchas vacantes de empleo ofrecidas por distintas empresas, se requiere que la persona que opte por el cargo sea bilingüe y tenga conocimientos en programas de Microsoft Office (Excel, Word, entre otros).
La demanda en el mercado laboral para estos profesionales va en aumento, al igual que las exigencias. Por ello, es necesario desarrollar habilidades y competencias, así como buscar adiestramientos en diversas áreas de estudio que sean de interés para realizar las actividades de un Asistente Administrativo en una empresa.
Gracias a la globalización y a Internet, una persona que viva en Chile puede formarse y ejercer este oficio directamente con una empresa de Irlanda, realizando las actividades de forma online.
En el siglo veinte, este tipo de trabajo a distancia sería algo utópico o no existiría. Sin embargo, gracias a las plataformas habilitadas por las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC), es posible desempeñar las actividades de un Asistente Administrativo en modalidad freelance. Esto permite a las empresas mantener sus operaciones incluso en medio de una contingencia mundial como la provocada por el Covid-19, siempre y cuando se cumplan las medidas de prevención.
Funciones
- Recolectar información, revisar, analizar y redactar documentos.
- Coordinar reuniones o entrevistas con directivos, proveedores, personal y clientes.
- Actualizar y mantener la información en la base de datos de la compañía.
- Realizar reportes de gastos y material de oficina cuando sea necesario.
- Resolver cualquier problema de carácter administrativo.
- Responder y organizar llamadas y correos electrónicos.
- Recibir visitas y atender solicitudes.
- Preparar los viajes de los ejecutivos de la empresa.
- Supervisar los alcances de proyectos a corto, mediano y largo plazo.
- Solicitar mantenimiento y activación de equipos que necesiten reparación.
Perfil de un Asistente Administrativo
- Saber desenvolverse en equipo.
- Nociones básicas de matemática.
- Manejo de programas especializados para la administración.
- Dominio de idiomas.
- Alta comprensión de las relaciones interpersonales.
- Comprometido, responsable y discreto con el manejo de la información confidencial de la empresa.
- Concentración y enfoque para cumplir metas.
- Disposición para la formación continua.
- Poseer conocimientos contables.
- Emprender actividades de forma autónoma.
- Paciencia y disposición para trabajar en equipo.
Actividades de un Asistente Administrativo según funciones específicas
Asistente Administrativo Financiero
Las actividades de un Asistente Administrativo Financiero son aquellas que se encargan de las compras y adquisiciones de insumos, realizar informes, estados contables y financieros de acuerdo a las normas y procedimientos de la organización.
Auxiliar Administrativo
Por otra parte, las actividades de un Auxiliar Administrativo como su propio nombre lo indica, es aquella persona que se encarga de ayudar al profesional de un cargo superior cumpliendo con las asignaciones de la actualización, registro, fotocopiado, resguardo de archivos, atención de llamadas telefónicas y correos electrónicos.
Auxiliar Administrativo Contable
En este mismo sentido, las actividades de un Auxiliar Administrativo Contable se ejercen en el Departamento contable de una organización. Lleva a cabo el registro diario de la contabilidad, totaliza las cuentas, archiva y controla comprobantes de pago, facturación, cheques e informes desde funciones técnicas.
Actividades de un Asistente Administrativo según el sector económico
En el caso de la Administración Pública
Actividades de un Asistente Administrativo en diferentes sectores
Un Asistente Administrativo desempeña diversas actividades dependiendo del sector en el que trabaje. A continuación, mencionaremos algunas de las áreas en las que un Asistente Administrativo puede ejercer:
Sector público
En el ámbito gubernamental, los Asistentes Administrativos pueden trabajar en ministerios, alcaldías, senado, gobernaciones, escuelas, educación secundaria, servicios sociales u otros departamentos de carácter público. Sus tareas pueden incluir la actualización de archivos, el uso de tecnologías para la gestión de datos y, en algunos casos, incluso desempeñarse como recepcionistas.
Sector construcción
En el sector de la construcción, un Auxiliar Administrativo se encarga de llevar a cabo las funciones propias de la administración de una empresa en el ámbito de la construcción. Esto implica trabajar en obras de empresas constructoras e inmobiliarias, y estar familiarizado con las particularidades de este sector.
Sector turismo
El sector turístico también ofrece oportunidades para los Auxiliares Administrativos. Este campo demanda profesionales técnicos que contribuyan al desarrollo turístico con sus conocimientos y experiencias. Las funciones de un Asistente Administrativo en este sector pueden variar según las temporadas, involucrando tareas relacionadas con la tesorería, la recepción y la elaboración de informes de resultados para la gerencia de hoteles y posadas.
Asistente Ejecutivo vs. Asistente Administrativo
Es importante destacar las diferencias entre un Asistente Ejecutivo y un Asistente Administrativo:
- El Asistente Ejecutivo suele trabajar para una sola persona, mientras que el Asistente Administrativo puede formar parte de un departamento.
- Las decisiones tomadas por un Asistente Administrativo pueden afectar a un colectivo, mientras que las decisiones de un Asistente Ejecutivo suelen tener un impacto en un individuo.
- El Asistente Ejecutivo generalmente posee un título universitario de Licenciado, mientras que el Asistente Administrativo suele tener un título de Técnico Universitario.
- Actualmente, muchos Asistentes Administrativos optan por completar una licenciatura para mejorar sus oportunidades laborales y aumentar sus ingresos en diversas empresas o sectores, tanto en modalidad presencial como virtual.
- Es importante destacar que el término «secretaria» ha quedado obsoleto y se utiliza la denominación «Asistente» para este rol.
Continuando la capacitación como Asistente Administrativo
Como Asistente Administrativo, es fundamental mantenerse actualizado y seguir capacitándose. Algunas opciones para continuar la capacitación incluyen:
- Realizar cursos de actualización y especialización en áreas relacionadas con la administración, la gestión de recursos humanos, la tecnología y cualquier otro campo relevante para tu puesto.
- Participar en seminarios, conferencias y eventos relacionados con la gestión administrativa para estar al tanto de las últimas tendencias y mejores prácticas en el campo.
- Considerar la posibilidad de obtener una licenciatura en Administración o una carrera afín para ampliar tus conocimientos y mejorar tus perspectivas laborales.
- Mantenerse al día con las herramientas y software de gestión administrativa más avanzados, y aprovechar las oportunidades de formación que ofrecen los proveedores de estos sistemas.
Tener un enfoque continuo de aprendizaje y desarrollo te permitirá destacarte como Asistente Administrativo y avanzar en tu carrera profesional.
En el mundo laboral, tomar decisiones acertadas y realizar intervenciones estratégicas son aspectos clave para lograr el éxito. En este sentido, es fundamental que las personas estén dispuestas a profesionalizarse y adquirir constantemente nuevos conocimientos.
La disposición para el aprendizaje es una característica valiosa que puede marcar la diferencia en la carrera profesional de cualquier individuo. Aquellos que se mantienen abiertos a aprender y crecer, tienen la oportunidad de alcanzar mayores logros y acceder a mejores oportunidades laborales.
Si estás interesado en adquirir nuevas habilidades y aumentar tu conocimiento en el área de la administración, la Escuela de Negocios de Euroinnova es una excelente opción. Esta plataforma cuenta con una amplia variedad de cursos diseñados específicamente para la preparación de Asistentes Administrativos.
Ya sea que estés buscando especializarte en la administración pública o en la administración privada, encontrarás opciones de formación adecuadas a tus necesidades en Euroinnova. Sus cursos están diseñados por expertos en el campo y te brindarán los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñarte de manera eficiente en el ámbito administrativo.
No pierdas la oportunidad de impulsar tu carrera y mejorar tus perspectivas laborales. Prepararte y actualizarte constantemente te abrirá puertas hacia un futuro más prometedor. ¡Anímate a explorar las opciones que ofrece la Escuela de Negocios de Euroinnova y dale un impulso a tu desarrollo profesional!
