Si estás interesado en el mundo de la administración y te preguntas qué tareas desempeña un administrativo, estás en el lugar indicado. En este artículo, te proporcionaremos una visión completa sobre las responsabilidades y funciones que implica este puesto.
Tareas de un administrativo
El trabajo de un administrativo abarca una amplia gama de actividades necesarias para el correcto funcionamiento de una empresa. No importa el tipo de organización ni su sector, todas requieren planificar, organizar, ejecutar, controlar y evaluar las acciones que se llevan a cabo en cada departamento.
A continuación, te presentamos algunas de las tareas más comunes que realiza un administrativo:
- Redactar, archivar y revisar diversos tipos de documentos.
- Recopilar la información requerida para los procesos administrativos.
- Mantener actualizados los procedimientos de la oficina.
- Realizar gestiones de compra y venta dentro de la empresa.
- Gestionar la comunicación interna y externa de la organización.
- Coordinar la mensajería y la distribución de productos.
- Procesar el calendario y las actividades administrativas.
- Atender a los clientes de la empresa y gestionar sus necesidades.
- Colaborar en tareas de contabilidad como auxiliar contable.
- Brindar apoyo a otros departamentos según sea necesario, como Recursos Humanos, Marketing o Almacén.
Habilidades blandas en el área administrativa
Para desempeñar eficientemente las tareas de un administrativo, no solo se requiere conocimiento técnico, sino también el desarrollo de habilidades blandas. Estas habilidades incluyen el manejo de las emociones, el uso adecuado del lenguaje y la mejora de la calidad de la comunicación, entre otras.
El personal administrativo necesita tener estas habilidades blandas para poder relacionarse efectivamente con los demás departamentos de la empresa. A medida que se logre una mejor coordinación y comprensión mutua, la productividad aumentará y el clima laboral mejorará significativamente.
Otras responsabilidades del personal administrativo
Además de las tareas mencionadas anteriormente, el trabajo diario de un administrativo implica también la organización y tramitación de documentos, la supervisión de la tesorería, la atención al público y la gestión administrativa en general.
Para desempeñar este cargo, se requiere de una persona activa y dinámica, con capacidad de organización y adaptabilidad al tamaño de la compañía. Uno de los desafíos de un administrativo es abordar las múltiples tareas que se manejan en un departamento determinado.
Además, es importante destacar que mantener una actitud amable y una comunicación efectiva con compañeros, jefes y clientes también es parte fundamental de las responsabilidades de un administrativo. La disposición para colaborar y el espíritu de amabilidad ayudarán a crear un ambiente laboral deseado por todos los trabajadores.
Perfil del profesional administrativo
Toda empresa necesita contar con un personal calificado y que posea las siguientes características:
- Compromiso para trabajar: Tener una actitud proactiva y comprometida con las tareas asignadas.
- Responsabilidad: Demostrar responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones.
- Dominio en el departamento asignado: Conocer a profundidad las tareas y responsabilidades propias de su departamento.
- Actitud de cooperación y disposición a los cambios: Estar dispuesto a trabajar en equipo y adaptarse a los cambios que puedan surgir en la organización.
Para calificar como personal administrativo y poder conseguir un empleo en esa área, es necesario tener las siguientes habilidades y conocimientos:
- Capacidad de planificar, organizar, ejecutar y diseñar mecanismos de control y evaluación para las tareas asignadas.
- Habilidad para relacionarse con otros.
- Capacidad de adaptabilidad a ejercer sus funciones en cualquier departamento de la organización.
- Habilidades de comunicación y buena redacción.
- Conocimientos sobre informática básica y manejo del paquete Office (Word, Excel, Power Point), así como tablas dinámicas, Drive, mails, entre otros.
- Habilidades colaborativas y de trabajo en equipo.
- Conocimientos sobre cómo archivar, tanto manual como digitalmente.
- Estudiante de nivel técnico o en formación profesional, con cursos homologados de auxiliar administrativo.
- Conocimientos contables.
- Disposición para trabajar en equipo.
- Creatividad, proactividad y prudencia.
Las empresas suelen buscar administrativos con competencias actuales de informática, conocimiento de herramientas como Office, la Suite de SP de Sage, Contaplus, Nominaplus y Facturaplus, así como dominio de idiomas, especialmente inglés y francés en nivel medio o avanzado. También se valoran estudios profesionales en administración y finanzas, así como experiencia laboral en el área administrativa.
Otras características importantes a considerar al momento del reclutamiento son la responsabilidad, honestidad, dinamismo, discreción, confidencialidad, capacidad de integración y el trabajo en equipo. Estas habilidades son muy buscadas actualmente por las empresas.
Para mejorar la calidad de las tareas de un administrativo, es recomendable capacitarse continuamente, buscar oportunidades de formación, mejorar los conocimientos en idiomas y actualizarse en materia de programas y herramientas.
Si eres un auxiliar administrativo o ejerces funciones de asistente administrativo, es importante seguir aprendiendo y adquiriendo nuevos conocimientos para mejorar tu perfil profesional y lograr un ascenso en tu carrera.
Opciones de cursos para mejorar tu desempeño como auxiliar administrativo
Si estás buscando mejorar tus habilidades como auxiliar administrativo, te recomendamos explorar algunas opciones de cursos que están disponibles en el mercado. Estos cursos te brindarán los conocimientos necesarios para destacar en tu desempeño actual y prepararte para un campo laboral cada vez más competitivo.
Máster en Gestión Administrativa
Este máster te ofrece una formación completa en gestión administrativa, abarcando temas como contabilidad, finanzas, recursos humanos y gestión de proyectos. Es ideal si buscas expandir tus conocimientos y adquirir habilidades en diferentes áreas administrativas.
Curso de Auxiliar Administrativo
Este curso está diseñado específicamente para auxiliares administrativos y te proporciona las herramientas prácticas necesarias para desempeñar eficientemente tus tareas diarias. Aprenderás sobre organización de archivos, atención al cliente, gestión de documentos y mucho más.
Curso de Administrativo Contable
Si estás interesado en desarrollarte en el área de la contabilidad, este curso te brindará los conocimientos necesarios para llevar a cabo tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y las finanzas. Aprenderás sobre registros contables, balance de cuentas, conciliaciones bancarias, entre otros temas.
Curso de Administrativo Comercial
Si te gustaría trabajar en el área comercial de una empresa, este curso te proporcionará una visión amplia sobre las técnicas de ventas, marketing, atención al cliente y negociación. Aprenderás a gestionar el proceso comercial y a impulsar el crecimiento de la empresa.
Cursos de Secretariado de Dirección
Si buscas adquirir habilidades específicas para desempeñarte como secretario/a de dirección, estos cursos te brindarán los conocimientos necesarios en temas como gestión de agenda, organización de reuniones, redacción de documentos y otras tareas propias de esta área.
Curso de Secretariado
Este curso está dirigido a aquellos interesados en desarrollarse como secretarios/as en general. Aprenderás sobre técnicas de comunicación, gestión de documentos, organización de eventos y otras habilidades esenciales para este puesto.
Curso de Mecanografía Online
Desarrollar habilidades de mecanografía eficientes es fundamental para cualquier trabajador administrativo. Este curso te ayudará a mejorar tu velocidad y precisión en la escritura a máquina, lo que te permitirá realizar tus tareas de manera más rápida y eficiente.
Recuerda que el campo laboral es cada vez más exigente, por lo que es importante que te prepares adecuadamente si deseas conseguir un buen empleo. Incluir estas habilidades en tu curriculum vitae será de gran ayuda para destacarte en el proceso de selección y asegurar un mejor futuro laboral.
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