Una orden de compra es un documento utilizado por los compradores de las empresas para solicitar productos a los vendedores. En este documento se incluye toda la información necesaria para que el proveedor comprenda las condiciones acordadas y el lugar de entrega de los productos.
Estos documentos son de gran importancia para las empresas, ya que son necesarios para recibir los productos necesarios y establecer acuerdos con los proveedores. Para crear una orden de compra, se deben seguir una serie de pasos sencillos.
¿Qué es y cuáles son los tipos y formatos de una orden de compra abierta y cerrada? – Ejemplos
Orden de compra abierta y cerrada
La orden de compra se envía al proveedor como un documento original, y se debe guardar una copia para prevenir cualquier incidente. La orden de compra abierta permanece hasta que el comprador la cancele, siempre y cuando no se hayan establecido requisitos legales o condiciones de venta. Esto permite al vendedor preparar los pedidos y emitir la factura si el pedido es aceptado.
Por otro lado, la orden de compra cerrada se refiere a los artículos recibidos que se especifican en la orden de compra. Una vez que todos los productos han sido cancelados y recibidos correctamente, la orden de compra se puede cerrar. Sin embargo, si se desea hacer algún comentario sobre la compra, se debe hacer antes de cerrarla.
¿Cómo realizar una orden de compra?
Estos documentos son fundamentales para el funcionamiento de la empresa, ya que permiten la adquisición de bienes y servicios destinados a los clientes. Si los productos comienzan a escasear, se debe realizar una orden de compra con urgencia para evitar quedarse sin productos. Es importante mantener un sistema de control de inventario para identificar cuándo se deben realizar las órdenes de compra.
Para redactar una orden de compra, se deben seguir los siguientes pasos: enviar la solicitud detallando los productos que se desean comprar y la finalidad empresarial de dicha compra, y obtener la autorización correspondiente.
Después, es necesario encontrar un proveedor. Una vez que el departamento de compras aprueba la solicitud, se emitirá la orden de compra para obtener los datos del proveedor más adecuados para tu empresa.
Además, la orden debe ser confirmada por el proveedor. Cuando el proveedor recibe la orden, verifica su capacidad para proporcionar los productos a tiempo y aprueba a través de una plataforma de contratación. Luego, se procede a la entrega. Durante esta fase, solo hay que esperar la llegada de los productos solicitados y verificar la cantidad al recibirlos.
Contenido y formato de la orden de compra – Ejemplos
Los elementos básicos que deben estar presentes en estos documentos son los siguientes: información del comprador y del vendedor, nombre e identificación fiscal del comprador, datos de entrega y facturación, lugar y fecha de emisión, y notas y observaciones donde se detallan los productos.
También se debe incluir el precio acordado, la forma de pago, el tiempo estimado de entrega y la firma autorizada. Para crear estos documentos, se puede utilizar Word y, si se desea, utilizar alguna de las plantillas disponibles. En ellas, se deben completar únicamente los datos necesarios o se puede crear una propia, donde se indique primero la información y luego se cree una tabla (lista) que refleje los bienes y servicios requeridos.
Por ejemplo, se puede comenzar con el nombre del proveedor, seguido de su dirección y número de teléfono. En la siguiente línea, se indica la cantidad necesaria, y en el recuadro se coloca la lista con cada uno de los artículos, su precio unitario y su precio total.
También se puede comenzar con el nombre de la compañía y su información. En la tabla, se pueden colocar los campos de cantidad, peso, descripción y precios; y se puede crear un recuadro debajo donde se coloque el sello y la firma.
