En repetidas ocasiones se ha mencionado que Microsoft Excel de Office ofrece diversas funciones para facilitar y agilizar nuestro trabajo. En esta ocasión, queremos enseñarles cómo utilizar un formato en lugar de una función para poner o cambiar el color de una fila según el texto o valor de una celda en Excel.
A menudo nos preguntamos cómo cambiar el color de una celda y qué función ofrece Excel para solucionarlo. Lamentablemente, las funciones no modifican la apariencia de las celdas, sino que alteran los datos contenidos en ellas. Por lo tanto, en este caso utilizaremos un formato para resolver esta cuestión.
Como se puede observar, utilizaremos la característica de formato condicional que se encuentra en las opciones de Excel. Esta función nos permitirá cambiar fácilmente la apariencia de nuestra hoja de cálculo, a diferencia de una función.
Supongamos que tenemos una tabla con 6 columnas y 20 filas, y queremos inmovilizar las filas y columnas utilizando una función. Sin embargo, no hay una función que nos permita poner o cambiar el color de una fila según el texto o valor de una celda en Excel. A continuación, explicaremos cómo aplicar este formato en tu tabla de datos.
Cambiar el color de una fila según el texto o valor de una celda
Para comprender la explicación, es necesario tener una hoja de Excel con una tabla que contenga varias columnas (por ejemplo, cinco) y varias filas (por ejemplo, diez). Estos datos pueden contener cualquier información, lo importante es aprender a cambiar la apariencia de las celdas utilizando el formato condicional.
Continuando con el ejemplo, supongamos que nuestra tabla muestra seis columnas con los siguientes datos: Producto, cantidad, valor, total, condición. La condición representa si el producto ha sido cancelado o no. Y las filas representan los 10 productos que se comercializan en el negocio.
Entonces, queremos colorear con un color determinado las filas que contengan los productos que no han sido cancelados. Para hacer esto de manera no manual, debemos utilizar el formato condicional. Procedemos de la siguiente manera: seleccionamos toda la tabla y luego nos dirigimos a la pestaña de Inicio para cambiar el color de una fila en Excel.
Formato condicional
En esta pestaña, vamos a buscar la opción de Formato condicional. Hacemos clic y aparecen otras opciones, donde seleccionaremos Nueva regla. Al hacerlo, se abrirá una ventana titulada Nueva regla de formato. En dicha ventana, encontraremos varias opciones, pero vamos a elegir la opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato».
Después de elegir esta opción, debemos escribir la fórmula a utilizar, que sería la siguiente: =$E4=»No Cancelado». Esta fórmula indica que todas las celdas de la columna E, que es la columna de condición que determina si un producto ha sido cancelado o no, desde la primera celda (E4) hasta la última, serán resaltadas con un color si contienen el mensaje «No Cancelado».
A continuación, debemos hacer clic en el botón de formato, donde podremos seleccionar el color que queremos asignar a las celdas con el mensaje «No Cancelado». También podemos cambiar la apariencia, agregar efectos, modificar los bordes, elegir tramas, entre otras opciones. Una vez realizado esto, debemos aceptar todo y el cuadro mostrará el color seleccionado en las celdas que contengan el mensaje «No Cancelado».
Podemos aplicar el mismo formato al resto del cuadro, pero ahora utilizando la fórmula para resaltar las celdas que contengan el mensaje «Cancelado». En este caso, únicamente cambiará el color asignado. De esta manera, de forma sencilla, aprenderá cómo poner o cambiar el color de una fila según el texto o valor de una celda en Excel.
