La versatilidad de la herramienta de Excel es asombrosa. Aunque su principal uso es en el ámbito de cálculos y finanzas, se pueden encontrar numerosas aplicaciones para esta herramienta. Los documentos creados con Excel requieren de una protección adecuada para garantizar la seguridad de los datos, como establecer el archivo en modo solo lectura.
Proteger o Establecer un Archivo de Excel en Modo Solo Lectura
La seguridad de los datos es una prioridad para cualquier empresa, ya que una pérdida masiva de datos puede ocasionar retrasos en las operaciones diarias o incluso pérdidas económicas. La mejor manera de prevenir estos problemas es a través de la protección del archivo de Excel para evitar errores y asegurar la integridad de los datos.
¿Cómo bloquear un archivo de Excel en modo solo lectura?
Cambiar un archivo de Excel a modo solo lectura en las versiones más recientes de la aplicación no presenta dificultades. Es una opción fácil de aplicar una vez que hayas terminado de editar el documento.
- Abre el documento que deseas proteger y ve al menú Archivo. Puedes acceder rápidamente al menú Archivo presionando la combinación de teclas Alt + A.
- En la sección de Información, haz clic en la opción «Proteger libro» y luego selecciona «Abrir siempre como solo lectura».
- Una vez realizada esta acción, el cambio se aplicará de inmediato y la opción «Proteger libro» aparecerá resaltada en color amarillo.
- Para que los cambios surtan efecto, cierra el archivo y guarda los cambios realizados.
En el caso de proteger un archivo con Excel 2003, esto se hace desde el menú Herramientas – Opciones y, finalmente, Seguridad.
¿Cómo quitar o desbloquear el modo solo lectura en Excel?
Es posible que ya cuentes con libros de Excel que tengan estas restricciones habilitadas. Si eres el autor del libro, simplemente tendrás que volver a la opción Archivo, Información, Proteger Libro, y hacer clic en la primera opción para quitar el modo solo lectura.
¿Cuál es la razón por la que los archivos de Excel se abren en modo solo lectura?
Existen varias razones por las cuales los archivos de Excel pueden abrirse en modo solo lectura. Una de ellas es que los propietarios optan por esta opción para proteger sus archivos y salvaguardar sus datos. Al habilitar el modo solo lectura, ellos tienen el control exclusivo sobre los permisos de edición y modificación. Por lo tanto, si se abre un archivo de Excel y se muestra en modo solo lectura, es porque el documento está protegido.
¿Es posible editar un archivo de Excel en modo solo lectura?
Cuando otro usuario accede al archivo, verá un mensaje que indica lo siguiente: «El autor desea abrir el libro ‘nombre.xls’ en modo solo lectura a menos que necesite guardar cambios. ¿Desea abrirlo en modo solo lectura?».
Si el usuario realiza cambios en el archivo y trata de guardarlos, aparecerá otro mensaje de advertencia que indica: «No se puede guardar ‘tituloarchivo.xls’ porque es un archivo en modo solo lectura».
Para guardar los cambios, el usuario debe guardar el libro con un nuevo nombre en una ubicación diferente. Así, se pueden guardar los cambios realizados, pero es necesario guardar el documento como un archivo distinto.
Esta es una forma de «sortear» la restricción del modo solo lectura, ya que se pueden realizar modificaciones en el archivo, agregar fórmulas, editar campos, agregar tablas o modificar lo que sea necesario. Luego, al momento de guardar los cambios, solo es necesario guardar el archivo como uno nuevo utilizando la opción «Guardar como».
Otras formas de proteger un archivo de Excel
Si se desea tener una protección más específica en un archivo de Excel, las nuevas versiones del programa ofrecen más opciones de protección. Para acceder a estas opciones, se debe ir al menú Archivo (Alt + A), luego a la sección de Información y por último seleccionar la opción «Proteger libro».
Proteger la hoja actual
Si tienes múltiples hojas en un documento y deseas restringir el acceso de edición a algunas de ellas, puedes hacerlo utilizando esta función. Es posible establecer restricciones específicas para los usuarios en cada hoja, como aplicar formatos a celdas, columnas y filas, insertar o eliminar elementos, e incluso permitir o denegar la selección de celdas.
Protección de la estructura del libro
Esta opción te permite proteger la estructura del libro para evitar cambios como la adición de nuevas hojas. Para activar esta protección, es necesario establecer una contraseña, aunque es importante tener en cuenta que, en caso de olvidarla, no se podrá recuperar. Se recomienda guardar la contraseña en un lugar seguro.
Cifrado con contraseña
Al seleccionar esta opción, cualquier usuario que desee acceder y abrir el archivo deberá ingresar la contraseña establecida por el autor del documento. Sin la contraseña correcta, no será posible abrir el archivo. Además, es posible establecer contraseñas para macros y, en caso de ser necesario, se puede eliminar en momentos posteriores.
