La creación de un formulario en Excel para ingresar datos simplifica enormemente la tarea de mostrar y escribir filas completas de información. Este enfoque resulta muy práctico para completar con datos filas dentro de una tabla o un rango.
En esencia, el formulario se encarga de mostrar todas las columnas para que los datos de una fila sean visibles al mismo tiempo y de manera uniforme.
Este programa va más allá de simplemente crear hojas de cálculo en Microsoft Excel para calcular el precio de alquileres. Ofrece una amplia gama de opciones que incluyen el concepto principal de este tutorial.
Ahora, si se trabaja con tablas o rangos de este tipo y se desea tener un acceso visual completo, a continuación, se explica paso a paso cómo lograrlo.
¿Cuántos tipos de formularios en Excel puedo crear para ingresar datos?
Existen tres tipos de formularios en Excel diseñados para este tipo de tareas:
– Formulario de datos.
– Hojas de Excel con controles ActiveX y manipulación de datos.
– Formularios para usuarios en VBA.
Cada uno de estos tipos puede ser utilizado de manera independiente o en conjunto con los demás.
¿Cuáles son los pasos para crear un formulario en Excel?
Antes de comenzar a crear formularios en Excel para los datos, es necesario introducir las etiquetas correspondientes para cada columna. Pronto podrás aplicar estos nuevos conocimientos para crear un formulario de datos en Excel para una página web.
Estas etiquetas deben colocarse en la parte superior de cada columna y no se debe olvidar etiquetar ninguna columna dentro de la tabla o el rango. De esta manera, Excel utilizará estas etiquetas para establecer los nuevos campos en el formulario.
En cuanto a la creación de la herramienta en sí, se deben disponer dos filas en la primera fila se colocan las etiquetas, que se convertirán en los nombres de campo.
Algunos ejemplos de estos campos son: nombre, apellido, edad, calle, ciudad, estado, u otros que sean considerados pertinentes o necesarios.
Por otro lado, en la segunda parte del proceso, se dejarán espacios en blanco para que se puedan ingresar los datos de Excel en los diferentes campos del formulario.
Es importante tener en cuenta que no se puede utilizar el formulario de datos para modificar, agregar o eliminar fórmulas.
Para comenzar, es necesario abrir la herramienta de Excel y luego seleccionar la pestaña número seis en el menú superior llamada «Datos». Dentro de esta sección se encuentra la opción «Herramientas de Datos» y, dentro de esa misma sección, la opción «Formulario» para crear un nuevo formulario.
El siguiente paso implica escribir la información correspondiente, como se mencionó anteriormente, las etiquetas y todo lo necesario. Crear un nuevo formulario es fácil, solo se requiere tener claridad sobre los campos necesarios y estar dispuesto a invertir un poco de tiempo.
- Crear el formulario con controles ActiveX
Este tipo de formulario permite la introducción y visualización de datos en la misma cuadrícula, así como la validación de los mismos.
Una de las ventajas de los controles ActiveX es que permiten interactuar con la información de las celdas sin la necesidad de utilizar código VBA, algo que no todos saben cómo usar. Además, cuentan con una serie de propiedades que permiten personalizar su comportamiento y apariencia.
Antes de poder crear formularios en Excel con controles de contenido, es necesario tener la pestaña «Programador» visible en el menú.
- Si no es así, se debe hacer clic en el botón «Archivo» en el menú superior. Luego, en la última pestaña «Opciones», aparecerá una nueva ventana.
- En esta ventana, buscar y hacer clic en «Personalizar cinta de opciones», agregar la pestaña «Programador» y luego presionar «Aceptar» para guardar los cambios.
- Ahora, desde la pantalla principal, buscar la nueva pestaña «Programador» en el menú superior y, en la sección «Controles», presionar «Insertar».
- El último paso para configurar el formulario es elegir y posicionar los controles ActiveX que se deseen agregar al formulario.
- Una vez que se haya creado el formulario utilizando cualquiera de las opciones mencionadas, estará listo para ser llenado en los campos correspondientes, ya sea por la persona misma o por terceros.
Cómo generar automatización de datos en Excel mediante el uso de macros
La opción de macro en Excel es una herramienta sumamente útil para llevar a cabo comandos que se repiten con frecuencia. Nos permite utilizar comandos o acciones las veces que sean necesarias de manera eficiente.
El proceso de grabación de una macro registra los clics del mouse y las teclas que se utilizan. Esta herramienta es altamente personalizable y puede adaptarse desde un mecanismo simple hasta uno más avanzado.
Una vez creada una macro, es posible realizar modificaciones en ella. Si se trata de cambios pequeños, no habrá ningún problema.
Dependiendo de la versión de Excel que se esté utilizando, podemos encontrar la opción de macros en distintas ubicaciones. Algunas versiones tienen la pestaña de desarrollador, mientras que en otras se encuentra en la pestaña de vista.
Desde aquí seleccionamos el botón de Macros, el cual nos muestra una lista de opciones y elegimos la opción de grabar macro… en otras versiones, esta opción estará visible de manera inmediata.
A continuación, se abrirá una ventana en la cual podemos ingresar un nombre para la macro en el campo de Nombre de la Macro. También se nos brinda la posibilidad de asignar un atajo de teclado para la macro y agregar una descripción personalizada.
Una vez que aceptamos, procedemos a realizar las acciones que deseamos grabar en la macro para su posterior uso. Una vez finalizado, volvemos a la pestaña donde seleccionamos Macros y hacemos clic en la opción de detener grabación.
Finalmente, solo queda poner a prueba nuestra herramienta recién creada. Sin embargo, como mencionamos anteriormente, estas macros son modificables. Solo es necesario acceder a la pestaña de desarrollador o vista, seleccionar Macros, luego elegir la macro que deseamos modificar y hacer clic en editar.
Algunos beneficios destacados del uso de formularios en Excel que es importante conocer
- Es posible determinar qué texto será incluido y cuál no.
- El diseño es adaptable y personalizable, siempre según nuestras preferencias y conveniencia.
- Puede configurarse botones, títulos y textos.
- Incluye programación en VBA, lo cual lo convierte en una aplicación propiamente dicha.
- Fácil de manejar, ya que nosotros le daremos la complejidad adecuada según nuestro trabajo.
- Opciones disponibles para agregar, buscar, modificar y eliminar datos innecesarios.
- Puede colocarse como una herramienta de trabajo en el acceso rápido.
Cómo y dónde descargar plantillas para crear formularios en Excel
Para descargar y utilizar plantillas de Excel, debemos acceder al sitio web https://www.planillaexcel.com. Desde allí, seleccionaremos entre las diversas plantillas de Excel que se ofrecen.
Una vez seleccionada la plantilla, la guardaremos eligiendo un nombre y ubicación de almacenamiento. Descargaremos una copia del documento, el tiempo de descarga dependerá de la plantilla seleccionada. Si nuestra aplicación de Excel detecta la plantilla, nos dará la opción de abrir o guardar.
Para utilizarla posteriormente, seleccionaremos «Guardar», ya que si elegimos «Abrir», se mostrará una vista protegida del documento. Sin embargo, esto se solucionará al hacer clic en el botón «Habilitar edición», que debería aparecer al abrir esta copia.
