En el siguiente artículo, te ofrecemos las claves para completar una conciliación bancaria paso a paso utilizando Excel. Aprenderás todos los elementos necesarios para realizar una conciliación bancaria y cómo llevar a cabo este proceso con Excel. Aquí resolveremos todas tus dudas.
Cómo llevar a cabo la conciliación bancaria paso a paso con Excel
La conciliación bancaria es un proceso mediante el cual se confrontan y concilian los diferentes valores registrados por una empresa en una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los datos y valores proporcionados por el banco a través del extracto bancario.
Normalmente, las empresas mantienen un libro auxiliar en el cual se registran todos los movimientos de la cuenta bancaria. A diario, se debe ajustar este libro auxiliar comparándolo con el extracto bancario para corregir posibles errores.
Definición de la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un procedimiento para controlar el dinero disponible y utilizado en una cuenta bancaria. Este proceso nos permite comparar los valores registrados por la empresa en una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores proporcionados por el banco a través del extracto bancario. El extracto bancario se recibe mensualmente y nos informa de todas nuestras transacciones.
Esta comparación se realiza para realizar los ajustes o correcciones necesarias en los registros o libros de la empresa. Se hace porque es posible que los estados de cuenta del banco no coincidan con los libros de la empresa. A continuación, enumeramos algunas razones por las cuales se pueden producir estas diferencias:
- Últimos depósitos realizados por la empresa que no han sido registrados por el banco debido al cierre.
- Cheques pendientes de cobro (por parte de los beneficiarios).
- Necesidad de preparar los estados de fin de mes de las cuentas corrientes.
- Posibles errores numéricos u omisiones en los registros o libros de la empresa.
- Cheques devueltos por falta de fondos u otras razones.
- Cargos bancarios por intereses o impuestos.
- Errores u omisiones por parte del banco.
Esta hoja de trabajo o estado se llama conciliación bancaria y su objetivo es determinar el saldo correcto.
Cómo realizar la conciliación bancaria paso a paso
Como se ha mencionado anteriormente, la conciliación bancaria ocurre cuando hay movimientos registrados en nuestra cuenta bancaria que no están reflejados en el estado de cuenta bancario, o viceversa. Esto conlleva a la necesidad de conciliar al finalizar un período contable, lo cual no sería necesario si ambos documentos tuvieran los mismos movimientos y saldos.
Los principales movimientos no registrados en la contabilidad que provienen del estado de cuenta bancario son:
- Notas de crédito
- Notas de débito
Los principales movimientos registrados en la contabilidad que no se encuentran en el estado de cuenta bancario son:
- Depósitos o transferencias pendientes
- Cheques girados y no cobrados
Para llevar a cabo la conciliación bancaria se deben seguir los siguientes pasos en una hoja de cálculo:
- Escribir el nombre de la empresa
- Título del documento: Conciliación bancaria
- Fecha: Período de la conciliación
- Saldo al final según libro mayor de bancos: $1.460
- A continuación, se deben agregar los movimientos no registrados en la contabilidad ((+) notas de crédito y notas de débito (-)). Las notas de crédito se suman debido a que representan un aumento en el saldo disponible, mientras que las notas de débito se restan porque indican una disminución en el saldo disponible.
3. Una vez que no hay más movimientos no registrados, se puede determinar el saldo a conciliar.
Luego pasamos al segundo paso para realizar la conciliación bancaria.
- El saldo al final, según el estado de cuenta, es de $1.482.
- Ahora debemos restar los movimientos no registrados en el estado de cuenta, que son los cheques girados y no cobrados: $120. El signo negativo se utiliza porque al cobrar estos cheques, el saldo disminuirá.
2. Luego sumaremos los depósitos en tránsito, como la transferencia de $100. Cuando se registre en el estado de cuenta bancario, aumentará nuestro saldo disponible. Después de calcular todos estos movimientos, determinaremos el saldo a conciliar: $1.462.
Factores que generan diferencias
Normalmente, existen tres factores que generan diferencias entre los datos proporcionados por el banco y los datos de la empresa:
- Depósitos en tránsito
- Cheques pendientes de cobro
- Errores del banco
Razones que generan diferencias entre los saldos
Existen cinco factores/razones por las cuales el saldo en los libros no coincide con el saldo en los bancos:
- Comisiones bancarias cobradas
- Depósito de cheques sin fondos
- Cobro de documentos
- Pago de documentos
- Errores en los libros
La forma más común de realizar una conciliación es comenzar con el saldo del extracto. Los débitos en el extracto coinciden con los créditos que figuran en el libro bancario y viceversa.
- Deben comparar y marcar con una tilde los registros que coincidan en ambos documentos.
- A continuación, identificarán las partidas sin tilde, ya que ahí es donde surgen las diferencias.
- Si existen diferencias temporales que se compensarán, no se deben realizar registros adicionales.
- En caso de existir diferencias permanentes, se deben realizar los asientos de ajustes correspondientes.
- Depósitos no acreditados
- Débitos no contabilizados
- Errores u omisiones empresariales que aumentan el saldo
- Errores u omisiones bancarias que disminuyen el saldo
- Cheques pendientes
- Notas de crédito no contabilizadas por la empresa
- Errores u omisiones empresariales que disminuyeron el saldo
- Errores u omisiones bancarias que aumentaron el saldo
- Otros
Como se puede observar, el punto clave es determinar qué movimientos no han sido registrados tanto en el estado de cuenta como en nuestra contabilidad. Una vez que identificamos estos movimientos, los registramos y reconciliamos el saldo.
