La importancia de la organización del tiempo
Si eres de los que muchas veces te quejas porque el tiempo no te alcanza para nada y te quedan muchas cosas por hacer durante el día, es momento que prestes atención y que consideres estudiar estrategias para la organización del tiempo, pues este es un recurso de suma importancia para cualquier persona, independientemente de la tarea que realice.
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¿Qué es la organización del tiempo?
La organización del tiempo no es más que la distribución de tareas en forma ordenada en un lapso determinado con el objeto del aprovechamiento máximo del mismo. Lo fundamental es aprender a detectar cuáles son las verdaderas causas de la pérdida de tiempo, para así corregirlas y evitarlas en la medida de lo posible. Se trata de establecer técnicas de planificación basadas en el cumplimiento de un horario.
Hay que recordar que el tiempo constituye propiamente un recurso único que debe apreciarse y valorarse, ya que no se puede ahorrar, mucho menos retroceder y es imposible que se recupere. Así que toma en consideración la organización del tiempo para que puedas lograr el manejo de todas tus tareas.
La organización del tiempo viene a constituir la administración y planificación del mismo, que es la forma y la habilidad para usar este valioso recurso para un beneficio tanto propio como del entorno social que tenemos.
¿Cómo puedo trabajar en la organización del tiempo?
Es imprescindible que antes de llevar a cabo una tarea, puedas planificar la distribución del tiempo. Para la organización del tiempo, ya sea a corto, mediano o largo plazo, toma en consideración los siguientes tips:
- Tener metas y objetivos ya establecidos.
- Identificar cuáles son las prioridades.
- Conocer las herramientas que son usadas generalmente para la organización y planificación de actividades, como realizar anotaciones, tener una agenda diaria, entre otras.
- Conocer la actividad que vas a llevar a cabo y planificar las tareas que esta conlleva en un tiempo específico.
- Seleccionar estrategias eficaces para lograr los objetivos propuestos, siempre tomando en consideración y dando importancia a las de mayor prioridad.
¿Qué técnicas suelen emplearse para la organización del tiempo?
Las recomendaciones para la organización del tiempo nunca están de más, pues no a todos les resultan las mismas estrategias. Por ello, a la hora de realizar alguna tarea se deben tener en cuenta aspectos como los de la Matriz de Eisenhower.
¿Cómo se puede aplicar la teoría de la organización del tiempo de Matriz de Eisenhower?
Existen algunos puntos que permiten llevar a cabo mejor la organización del tiempo como los siguientes:
- Tareas importantes y urgentes: en ellas se debe enfocar toda la atención, pues es de lo primero que se debe salir.
- Tareas importantes, pero no urgentes: se relaciona con las metas a largo plazo, no se tiene una fecha puntual para ellas.
- Tareas no importantes, pero urgentes: corresponde a aquellas que es posible delegar o se puede hacer luego de las importantes y urgentes.
- Tareas no importantes y no urgentes: es posible descartarlas mientras se emplea el tiempo disponible para cualquiera de las otras tareas.
Técnica Pomodoro de la gestión del tiempo
La finalidad de la técnica Pomodoro es mejorar la administración del tiempo en el momento de realizar actividades, sobre todo de estudio, para que ayuden a trabajar y memorizar de forma más eficiente. Se orienta a dividir las actividades en intervalos que consisten en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso.
Estos intervalos reciben el nombre de «Pomodoros». Cuando se repite el ciclo 4 veces, se procede a descansar durante 20 minutos para poder volver a comenzar.
- Se escoge la tarea que se va a realizar.
- Colocar el temporizador.
- Trabajar de manera concentrada hasta que suene el indicador de que el tiempo se acabó.
- Llevar un control de que el Pomodoro se cumplió.
- Tomar la pausa que corresponda de acuerdo al ciclo.
- Si por alguna razón no se cumple con el Pomodoro, se debe reiniciar la dinámica.
Método GTD para evitar la procrastinación
La procrastinación es una de las principales preocupaciones de aquellos que no saben organizarse correctamente y buscan evitar la acumulación de tareas. El método de GTD (Getting Things Done) es una técnica que tiene como objetivo combatir la procrastinación y reducir los niveles de estrés a través de una adecuada organización del tiempo.
A continuación, te presentamos los pasos principales del método GTD:
- Crear una lista de pendientes: lo primero que debes hacer es elaborar una lista con todas las tareas pendientes. De esta manera, podrás organizarlas en función de sus plazos de entrega.
- Comenzar por las tareas rápidas: se recomienda empezar por aquellas tareas que requieren menos de 2 minutos para realizarlas. Esto permite obtener una sensación de logro inicial y aumentar la motivación.
- Establecer períodos de tiempo para las demás tareas: es importante definir un lapso de tiempo en el que se van a finalizar el resto de las tareas. De esta forma, se evita la sensación de desbordamiento y se mantiene el enfoque en cada actividad.
- Evaluar el tiempo requerido para cada tarea: es fundamental calcular el tiempo necesario para realizar cada tarea, así se pueden identificar aquellas que se pueden completar rápidamente y aquellas que requerirán más tiempo.
Factores que pueden hacer que perdamos el tiempo
Es esencial identificar los elementos que llevan a una mala organización del tiempo para minimizarlos y mejorar la productividad. Algunos de estos factores incluyen:
- Planificación inadecuada y falta de utilización de un calendario.
- Comprometerse en exceso con tareas que exceden nuestras posibilidades.
- Postergar la toma de decisiones importantes.
- No identificar las verdaderas prioridades y no darles la importancia que merecen.
- Interrupciones frecuentes, como llamadas telefónicas durante actividades concentradas.
- Realizar reuniones no planificadas que consumen tiempo innecesariamente.
- No delegar tareas, lo cual evita aprovechar al máximo el tiempo disponible.
Importancia de la organización del tiempo
La organización del tiempo es fundamental para obtener buenos resultados en todas las áreas de la vida, ya sea académica, laboral o personal. Tener hábitos de organización permite que los procesos, tareas y actividades se ejecuten de manera eficiente, garantizando una mayor productividad y reduciendo el estrés.
Además, una correcta organización del tiempo potencia el desarrollo personal y ayuda a alcanzar metas y objetivos de manera más efectiva.
Si dentro de tus tareas diarias se encuentra el estudio, es importante priorizarlo adecuadamente. Si también trabajas, puedes considerar realizar cursos, másteres o especializaciones en línea para mejorar tu desarrollo profesional. Euroinnova ofrece una amplia variedad de opciones para ayudarte a organizar tu tiempo y convertirte en un profesional brillante.
