¿Qué es un auxiliar administrativo?
Un auxiliar administrativo es el profesional encargado del buen funcionamiento de una oficina, organización o empresa en lo relativo a las labores de índole administrativa, es decir, a la organización o disposición de los recursos existentes.
Conocer qué es un auxiliar administrativo te ayudará a entender cada una de las labores que realiza, entre las que destacan la planificación, archivo y coordinación de las actividades generales dentro de la oficina.
Funciones de un auxiliar administrativo
Tras conocer qué es un auxiliar administrativo, veamos cuáles son las variadas funciones que desempeña en su día a día:
- Apoyo administrativo: Realiza el envío de correos electrónicos, fotocopia los documentos que lo requieran, archiva todo aquello que sea importante, atiende el teléfono, registra los mensajes, gestiona artículos de papelería y materiales relacionados con el funcionamiento de la oficina. Puede realizar las labores de centralista telefónico. Es importante que no solo sepas qué es un auxiliar administrativo, sino también las funciones específicas que realiza.
- Recepción y distribución de la correspondencia: Se encarga de recoger la correspondencia y entregarla a cada departamento o persona a la que vaya destinada. Es el garante de que dichas encomiendas lleguen a las manos de su destinatario, evitando así que se extravíen.
- Actualización y control de los registros: Mantiene actualizados los registros de la oficina, como los archivos de clientes, proveedores, empleados, etc. Además, realiza un control exhaustivo de los documentos y registros para asegurar la correcta organización y disponibilidad de la información.
Estas son solo algunas de las funciones principales que realiza un auxiliar administrativo, aunque su labor puede variar dependiendo del tipo de empresa u organización en la que trabaje.
El papel del auxiliar administrativo en el manejo de documentos y tareas financieras
A pesar de que hoy en día muchas tareas administrativas se llevan a cabo de forma automatizada, hay ocasiones en las que resulta necesario realizar registros llenando formularios o tomando notas específicas. En estos casos, el auxiliar administrativo cumple un papel fundamental.
Gestión de los sistemas de archivado
Una de las responsabilidades del auxiliar administrativo es asegurarse de que los documentos más importantes estén correctamente registrados y almacenados. Esto garantiza que puedan ser ubicados rápidamente cuando sean requeridos por algún miembro del personal de la empresa.
Contabilidad
Además de las tareas relacionadas con el manejo de documentos, los auxiliares administrativos también suelen tener responsabilidades en aspectos financieros de la administración de la oficina. Esto puede incluir la preparación de facturas, el cálculo de salarios en base a la asistencia de los empleados, la deducción de impuestos, entre otros.
También se encargan de mantener actualizada la agenda de direcciones y la telefónica, y es importante que tengan conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
Habilidades y competencias del auxiliar administrativo
Para llevar a cabo todas estas tareas, las empresas buscan que los auxiliares administrativos posean habilidades específicas:
- Organización: Es necesario ser organizado para llevar a cabo las labores en los tiempos establecidos.
- Relaciones interpersonales: El auxiliar administrativo debe relacionarse con empleados de diferentes áreas, fomentando un ambiente laboral de respeto.
- Confidencialidad: Al tener acceso a información financiera y sensible para la empresa, se requiere manejarla de forma confidencial.
- Disposición para aprender: Es fundamental tener una actitud abierta al aprendizaje para seguir creciendo como profesional.
- Establecer metas: Es especialmente importante si la empresa está relacionada con ventas o gestión de clientes.
- Dinamismo y proactividad: Estas cualidades permiten ejecutar actividades de coordinación de manera efectiva.
Además, el auxiliar administrativo debe ser educado, tener destrezas numéricas e informáticas, y ser preciso y metódico en su trabajo.
¿Qué es un auxiliar administrativo contable?
Los auxiliares administrativos contables son aquellos que sirven como apoyo contable a una organización. Quienes desempeñan este cargo deben contar con titulaciones relativas a la administración de empresas y también a la contabilidad.
Funciones del auxiliar contable
Si ya has conocido qué es un auxiliar administrativo contable, señalemos ahora algunas de las funciones que tienen:
- Mantenimiento de la información contable: Son los encargados de la actualización de los libros contables y de las cuentas anuales.
- Realización de asientos contables y conciliación: Es el encargado del seguimiento continuo de la información contable y también financiera. Se encargan de la corrección de errores y de los desajustes.
- Labor de facturación: Eventualmente desempeña procesos de gestión de facturas, al igual que cobro.
- Realiza reportes y comunicaciones de índole económica: Es quien redacta los informes necesarios con contenido contable.
- Conocimiento y adaptación a la regulación: Debe saber en relación a los cambios del entorno contable y financiero, pues este es cambiante y puede actualizarse a nivel legal y jurídico.
Auxiliar administrativo en salud
Conocer qué es un auxiliar administrativo nos lleva a comprender que estos pueden laborar en distintas empresas dedicadas a múltiples áreas, es por ello que también existe el auxiliar administrativo en salud. Su labor está relacionada con la afiliación de las personas al sistema general de seguridad social y la atención de los usuarios en lo relativo a los servicios de salud.
Estos auxiliares podrán desempeñarse en diversos roles como auxiliares de ingreso y recaudo, de cuentas médicas, de cobranza y facturación en salud, en admisión y facturación, promotor de atención al usuario, auxiliar administrativo general en instituciones del sector salud.
- Orientar y afiliar a los usuarios: En lo relativo a los sistemas de seguridad social.
- Ubicar a las personas no afiliadas: Para que sean atendidas directamente en las instituciones de salud.
- Recibir a los usuarios de los servicios de salud.
- Realizar la facturación: Correspondiente a los servicios de salud prestados.
¿Cómo superar las oposiciones para ocupar el cargo de auxiliar administrativo?
Los cargos de auxiliar administrativo: una demanda creciente
Los cargos de auxiliar administrativo son altamente demandados en el mercado laboral, tanto en el sector privado como en el público. Sin embargo, para ejercer en este último, en muchos países es necesario aprobar las oposiciones correspondientes y obtener el puesto en Ministerios y otras dependencias del Estado. Esto incluye Delegaciones del Gobierno, Comunidades Autónomas, Subdelegaciones del Gobierno, organismos adscritos a los Ministerios, entre otros.
Las oposiciones son pruebas diseñadas para seleccionar a la persona más adecuada para ocupar el cargo. Estos exámenes suelen constar de:
- Prueba teórica: Normalmente es una prueba de opción múltiple, pero también podría requerir el desarrollo de un tema específico o preguntas abiertas que requieran respuestas cortas.
- Supuesto práctico: Esta parte se basa en resolver un caso práctico, donde se deben responder diferentes preguntas para aplicar la teoría. También puede ser solicitada la redacción de un documento administrativo.
- Prueba informática: Con el objetivo de evaluar el manejo de programas comunes como Word, Excel y Access.
- Psicotécnicos: En esta parte se realizan pruebas de inteligencia abstracta, verbal, numérica y de razonamiento.
Es importante tener en cuenta que los requisitos pueden variar según el país o región en la que se esté aplicando. Por lo tanto, es fundamental contar con conocimientos sólidos sobre las responsabilidades y tareas propias de un auxiliar administrativo para poder acceder al empleo deseado.
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